Система внутреннего контроля и аудита компании ТехноНИКОЛЬ

О заказчике

ТехноНИКОЛЬ является одним из крупнейших международных производителей надежных и эффективных строительных материалов. Компания предлагает рынку новейшие технологии, сочетающие в себе мировой опыт и разработки собственных Научных центров. Сотрудничество с проектными институтами и архитектурными мастерскими позволяет ТехноНИКОЛЬ гибко и оперативно реагировать на изменения запросов потребителей.

Сегодня компания ТехноНИКОЛЬ — это более 40 производственных площадок в 6 странах мира (Россия, Украина, Беларусь, Литва, Чехия, Италия), 17 Учебных центров, 5 Научных центров, 21 представительство в 17 странах мира, собственная торговая сеть из 140 отделений. Продукция поставляется в 79 стран мира. Штаб-квартиры ТехноНИКОЛЬ располагаются в России, Польше, Италии, Китае и Индии.

Ситуация

Масштабы компании, а также разнообразие выпускаемой номенклатуры товаров предполагает наличие различных производственных подразделений с большим количеством нестандартизированных бизнес-процессов. Руководителям требовалось решение для создания продукта, позволяющего консолидировать все бизнес-процессы ТехноНИКОЛЬ, чтобы построить эффективную систему внутреннего контроля и аудита. Было важно определить и стандартизировать риски, присущие всем бизнес-процессам компании, иметь возможность получать аналитические данные как для производственного подразделения в целом, так и для отдельной структурной единицы в частности, разработать эффективную систему по мониторингу устранения выявленных нарушений.

Для реализации задачи по построению системы внутреннего контроля и аудита ТехноНИКОЛЬ рассматривала различные программные продукты ряда производителей, но решение на базе технологий Microsoft удовлетворяло запрос специалистов компании в полной мере, как экономически, так и функционально.

Решение

Процесс разработки и внедрения решения стартовал в 2015 году, завершение его планируется в 2019 году после проведения дополнительных настроек системы с учетом особенностей производственного процесса компании ТехноНИКОЛЬ.

Проект был реализован в два этапа:

1. На первом этапе специалистам ТехноНИКОЛЬ необходимо было развернуть ИТ-систему, чтобы стандартизировать Политики по организации системы внутреннего контроля в производственном подразделении компании. Для этого они выполнили следующие задачи:

• организовали внутренний корпоративный портал на SharePoint с отражением организационной структуры компании;
• внедрили и адаптировали под каждую стратегическую бизнес-единицу типовые перечни бизнес-процессов, рисков, контрольных процедур, проблем;
• построили систему самооценки менеджмента и систему внешней оценки контролирующими органами (Департаментом внутреннего аудита и Контролерами стратегической бизнес-единицы) в соответствии с установленными политиками внутреннего контроля в производственном подразделении компании;
• организовали систему фиксации проблем в организации системы внутреннего контроля, выявленных в ходе проводимых оценок;
• разработали функционал постановки задач по исправлению выявленных проблем и совершенствованию системы внутреннего контроля, включая систему контроля за их исполнением;
• агрегировали оценки, взятые из системы внутреннего контроля с уровня отдельного бизнес-процесса на каждом заводе, до оценки в рамках всей стратегической бизнес-единицы (некоторые из которых включают от 5 и до 13 заводов);
• разработали систему аналитики для отслеживания динамики внутреннего контроля, сравнения самооценок и внешних оценок.

Очень важным и обязательным условием внедрения системы было разграничение доступов пользователей, чтобы каждый сотрудник из всего массива информации видел только то, что ему нужно и разрешено видеть в соответствии с его должностью и уровнем в организационной структуре компании.

2. Второй этап работ был посвящен задачам по систематизации и автоматизации процессов внутреннего аудита в производственном подразделении ТехноНИКОЛЬ, которые ИТ-специалисты компании выполнили с помощью PowerPivot — сервера службы Analysis Services, интегрированного с SharePoint:

• синхронизировали данные с сайта департамента внутреннего аудита и с портала системы внутреннего контроля;
• встроили внутренний аудит в систему внутреннего контроля производственного подразделения компании;
• построили систему риск-ориентированного планирования внутренних аудитов на каждые следующие три года — она автоматически анализирует результаты прежних аудитов и данных по значимости рисков, поступающих с портала системы внутреннего контроля;
• построили систему управления аудиторскими проектами, назначения ответственных Руководителем департамента внутреннего аудита, автоматического создания календарного графика проектов и занятости аудиторов;
• построили систему оценки проведенных внутренних аудитов — менеджеры заполняют анкеты, результаты которых фиксируются и автоматически попадают в аналитику.

В результате компания ТехноНИКОЛЬ с помощью уникальных ИТ-решений на базе технологий Microsoft создала площадку для построения надежной и эффективной системы внутреннего контроля, которая на базе существующих контролей поможет предотвратить реализацию рисков, способных привести к негативным последствиям для компании. Кроме того, Корпорация получила систему непрерывного мониторинга актуальности рисков и состояния самой системы внутреннего контроля. Теперь в ТехноНИКОЛЬ постоянно проводится риск-ориентированный внутренний аудит, встроенный в систему внутреннего контроля производственного подразделения компании. Все планирование производится в рамках матриц-рисков с портала системы внутреннего контроля, которые автоматически актуализируются на сайте внутреннего аудита.

Таким образом генеральный директор производственного подразделения, руководители стратегических бизнес-единиц, руководители среднего и высшего звена Корпоративного центра и Управлений стратегических бизнес-единиц и заводов всегда имеют под рукой актуальную информацию о состоянии системы внутреннего контроля и результатах внутреннего аудита всех производственных процессов.

Преимущества

Адаптивность и масштабируемость

Архитектура проекта разрабатывалась с учетом особенностей организационной структуры и порядка выполнения бизнес-процессов в производственном подразделении компании ТехноНИКОЛЬ. Однако такая внутренняя система контроля и аудита, созданная с помощью Microsoft SharePoint и PowerPivot, универсальна и легко адаптируется к деятельности большинства хозяйствующих субъектов независимо от специфики и объемов производства.

Стоимость

На этапе выбора технологий для создания системы внутреннего контроля и аудита, руководство ТехноНИКОЛЬ рассматривало решения в том числе от компаний других производителей в отрасли программного обеспечения управления рисков, внутреннего аудита и контроля, но их стоимость была выше. И помимо экономии, по словам руководителей компании, большим плюсом самостоятельной разработки системы на базе технологий Microsoft явилась возможность построить решение полностью под потребности бизнеса и с учетом его особенностей и требований.

Гибкость и универсальность

Данный проект был реализован в масштабах всей компании ТехноНИКОЛЬ и затронул все структурные единицы бизнеса. Менее чем за один год специалисты компании ТехноНИКОЛЬ при поддержке специалистов ООО «Решения Нового Поколения» разработали и внедрили систему внутреннего контроля и аудита, охватывающую все элементы производственного подразделения компании.

Внедренная система используется для планирования конкретного аудита и для автоматической обработки результатов уже проведенных аудитов. Таким образом, она помогает проанализировать как свежие данные, так и полученные до ее создания, в результате чего руководство компании ТехноНИКОЛЬ в любой момент имеет под рукой свежие полные отчеты о производственных процессах и возможных рисках.

Технологии Microsoft SharePoint и PowerPivot помогают ТехноНИКОЛЬ развиваться в рамках философии, основанной на постоянном совершенствовании и улучшении. Новая система внутреннего контроля и аудита позволяет распознать проблемы на ранней стадии и своевременно найти их решение. А значит, эффективность работы производственного подразделения компании будет стабильно повышаться.